Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

V.O.F. Maximile, handelend onder de naam MaxiMile, is gevestigd aan Plantsoenstraat 21, 3911 KA Rhenen, Nederland. Ons KvK-nummer is 99679116 en ons btw-identificatienummer is NL869088658B01.

Wij bieden trainingen en consultancy op maat, met fuel advising als specialisatie. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we voor onze eigen zakelijke contacten, opdrachten en administratie verwerken. Je bereikt ons voor privacyvragen via info@maximile.nl of 085 060 4415.

2. Welke gegevens en waarom

Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van jou of via de organisatie waarvoor je werkt, bijvoorbeeld wanneer die een contactpersoon of deelnemer aanmeldt. Bij fuel advising kan de opdrachtgever noodzakelijke voertuig- en ritgegevens aanleveren. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Je bent niet verplicht gegevens te verstrekken, maar zonder noodzakelijke contact- of opdrachtgegevens kunnen wij je vraag of opdracht mogelijk niet behandelen.

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang wegen we onze belangen af tegen jouw rechten en beperken we de verwerking tot wat noodzakelijk is. Wij gebruiken contactgegevens niet automatisch voor een nieuwsbrief of marketinglijst.

3. Voertuig- en ritgegevens

Bij fuel advising kunnen gegevens over voertuigen, ritten, verbruik en rijgedrag onderdeel zijn van een opdracht. Als deze gegevens direct of indirect tot een persoon herleidbaar zijn, behandelen wij ze als persoonsgegevens.

Vooraf bepalen opdrachtgever en MaxiMile welke gegevens nodig zijn, met welk doel ze worden gebruikt, wie toegang heeft en hoelang ze worden bewaard. Waar mogelijk werken we met geaggregeerde of niet tot personen herleidbare informatie.

Verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en onder instructie van een opdrachtgever, dan is die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en is MaxiMile verwerker. We leggen de vereiste afspraken dan vast in een verwerkersovereenkomst. Een eventuele andere rol beoordelen en beschrijven we vooraf.

De opdrachtgever moet zorgen voor een geldige grondslag, passende informatie aan betrokkenen en eventuele vereiste betrokkenheid van de ondernemingsraad. MaxiMile gebruikt ontvangen werknemersgegevens niet voor eigen, onverenigbare doeleinden. Privacyverzoeken over gegevens die wij uitsluitend als verwerker behandelen, leggen wij voor aan de verantwoordelijke opdrachtgever.

4. Met wie we gegevens delen

Gegevens kunnen toegankelijk zijn voor personen en dienstverleners die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden, zoals:

• betrokken consultants en, waar afgesproken, uitvoerende opleidingspartners;
• leveranciers van hosting, e-mail, ICT en administratie;
• professionele adviseurs of bevoegde instanties, wanneer dat nodig of wettelijk verplicht is.

We beperken de toegang tot wat nodig is. Met leveranciers die als verwerker handelen, maken we de wettelijk vereiste afspraken. Een opleider die zelfstandig verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld examinering of registratie kan een eigen privacyverklaring hebben. Waar dit relevant is, geven we die informatie bij het traject.

We verkopen geen persoonsgegevens. Als voor onze dienstverlening gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, moet daarvoor een geldige AVG-doorgiftegrondslag gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Informatie over de waarborgen voor jouw gegevens kun je bij ons opvragen.

5. Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contact zonder opdracht: tot de vraag is afgehandeld en zolang redelijkerwijs vervolgcontact te verwachten is, met als uitgangspunt maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact. Op verzoek beoordelen we of eerder verwijderen mogelijk is.
• Opdracht- en contractgegevens: tijdens de opdracht en daarna zolang noodzakelijk voor de afhandeling, toepasselijke wettelijke bewaarplichten en het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechten. Alleen gegevens die daarvoor nodig zijn blijven bewaard.
• Financiële administratie: volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht; voor de basisadministratie is dat in beginsel zeven jaar.
• Gegevens die we als verwerker ontvangen: volgens de afspraken met de opdrachtgever; na afloop verwijderen of retourneren we ze, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
• Technische loggegevens: zolang noodzakelijk voor beveiliging en storingsonderzoek, volgens de ingestelde bewaartermijn van de hostingdienst. Bij een concreet incident kan noodzakelijke informatie langer bewaard blijven om dit af te handelen.

6. Website, cookies en externe links

Deze website gebruikt geen analytische of advertentiecookies, geen marketingpixels en geen bezoekersprofielen. Lettertypen, afbeeldingen en logo’s worden vanuit de eigen websitebestanden geladen. We plaatsen via de website geen trackingcookies of gegevens in de lokale opslag van je browser.

Het contacthulpmiddel op de contactpagina stelt lokaal een e-mail op. De ingevulde tekst wordt niet door een webformulier naar MaxiMile verzonden of door dit hulpmiddel opgeslagen. Pas wanneer je het bericht vanuit je eigen e-mailprogramma verstuurt, ontvangen wij het. De aanbieder van jouw e-mailprogramma verwerkt daarbij gegevens volgens zijn eigen voorwaarden.

De website bevat links naar andere websites. Als je zo’n link volgt, geldt daar de privacyverklaring van die aanbieder. Een link naar een partner geeft die partner geen toegang tot jouw gegevens op onze website.

7. Beveiliging en geautomatiseerde besluiten

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de gegevens en risico’s. Denk aan het beperken van toegang, zorgvuldig delen en afspraken met ingeschakelde dienstverleners. We vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens, kopieën van identiteitsbewijzen of andere onnodige gevoelige informatie per e-mail te sturen.

MaxiMile neemt in de hier beschreven dienstverlening geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over personen met rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen. Analyses ondersteunen de menselijke beoordeling.

8. Jouw rechten

Afhankelijk van de situatie heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Waar we toestemming gebruiken, kun je die altijd intrekken; dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Stuur je verzoek naar info@maximile.nl. We kunnen passende aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Als de wet verlenging toestaat, laten we binnen die eerste maand weten waarom.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of de bevoegde toezichthouder in het land waar je woont of werkt.

9. Wijzigingen en contact

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie en datum staan op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat nodig is.

Vragen? Mail naar info@maximile.nl of schrijf naar V.O.F. Maximile, Plantsoenstraat 21, 3911 KA Rhenen.